1. Khái Niệm Commercial Invoice là Gì?

Commercial Invoice (hóa đơn thương mại) là loại chứng từ được lập bởi người bán (người xuất khẩu) để ghi lại thông tin về giao dịch hàng hóa giữa người bán và người mua (người nhập khẩu). Đây là tài liệu quan trọng giúp xác định giá trị hàng hóa, điều kiện giao hàng, điều khoản thanh toán, cũng như các thông tin liên quan đến giao dịch.

Commercial Invoice không chỉ đơn thuần là một hóa đơn; nó còn được xem như một bằng chứng pháp lý, thể hiện sự thỏa thuận giữa hai bên về các điều khoản mua bán. Đặc biệt, hóa đơn thương mại này còn cung cấp căn cứ để thực hiện các thủ tục thanh toán, kê khai hải quan, và xử lý các yêu cầu bảo hiểm nếu hàng hóa gặp sự cố.

2. Vai Trò Của Commercial Invoice Trong Xuất Nhập Khẩu

Commercial Invoice đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thanh toán, hoàn tất thủ tục hải quan, và bảo vệ quyền lợi của các bên trong giao dịch xuất nhập khẩu.

1. Cơ sở thanh toán và hợp pháp hóa giao dịch: Hóa đơn ghi lại chi tiết sản phẩm, giá trị, điều kiện thanh toán và vận chuyển, giúp tránh tranh chấp và đảm bảo các thỏa thuận được thực hiện đúng.
2. Hoàn tất thủ tục hải quan: Commercial Invoice cung cấp thông tin về sản phẩm và mã HS, giúp thông quan hàng hóa nhanh chóng và chính xác.
3. Xác minh nguồn gốc và bảo vệ quyền lợi người mua: Cung cấp thông tin về xuất xứ và nhà sản xuất, giúp xác minh nguồn gốc hàng hóa và bảo vệ quyền lợi người mua trong trường hợp có tranh chấp.
4. Dữ liệu thống kê chính xác: Hóa đơn giúp thống kê chính xác số lượng và giá trị hàng hóa, phục vụ phân tích kinh doanh và chiến lược thương mại quốc gia.
5. Tính toán phí bảo hiểm và đánh giá kinh doanh: Được sử dụng để tính phí bảo hiểm cho hàng hóa và giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu.

3. Phân Biệt Commercial Invoice và Packing List

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa Commercial Invoice và Packing List, nhưng đây là hai loại chứng từ khác nhau với chức năng riêng biệt:

1. Commercial Invoice: Là tài liệu thể hiện giá trị và điều kiện thanh toán của lô hàng, được sử dụng làm cơ sở kê khai hải quan và tính thuế nhập khẩu.
2. Packing List: Là danh sách chi tiết hàng hóa, liệt kê số lượng, trọng lượng, và cách đóng gói từng kiện hàng. Packing List chủ yếu phục vụ cho mục đích kiểm đếm và giúp xác định trách nhiệm của các bên liên quan nếu xảy ra thiệt hại.

4. Các Thông Tin Quan Trọng Cần Có Trên Commercial Invoice

 

Để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả của hóa đơn thương mại, cần chú ý đến các thông tin sau

Thông tin về người bán (Người xuất khẩu)

• Tên, địa chỉ đầy đủ của công ty xuất khẩu
• Mã số thuế (nếu có)
• Thông tin liên lạc (email, số điện thoại)

Thông tin về người mua (Người nhập khẩu)

• Tên, địa chỉ đầy đủ của người nhập khẩu
• Mã số thuế của bên nhập khẩu (nếu có)
• Thông tin liên lạc của bên nhập khẩu

Thông tin chi tiết về hàng hóa

• Mô tả hàng hóa: Tên, đặc tính và tính chất của sản phẩm
• Mã HS (Harmonized System): Mã số chuẩn quốc tế dùng để phân loại hàng hóa
• Số lượng: Lượng hàng hóa được xuất khẩu
• Đơn giá và tổng giá trị: Giá trị đơn lẻ của mỗi sản phẩm và tổng giá trị lô hàng
• Đơn vị tiền tệ: Tiền tệ giao dịch (VND, USD, EUR…)

Điều kiện giao hàng

• Điều kiện giao hàng theo các quy tắc Incoterms (ví dụ: FOB, CIF, DAP, DDP…) sẽ chỉ rõ nghĩa vụ của từng bên trong việc vận chuyển, bảo hiểm và giao nhận hàng hóa.

Điều kiện thanh toán

• Hình thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản, hoặc phương thức khác
• Thời hạn thanh toán: Thời gian quy định thanh toán sau khi giao hàng (ví dụ: trong vòng 30 ngày từ ngày giao hàng)
• Thông tin tài khoản ngân hàng: Nếu thanh toán qua chuyển khoản, cần ghi rõ thông tin về tài khoản nhận tiền.

Chữ ký và đóng dấu của người bán

• Để chứng thực tính hợp pháp và chính xác của hóa đơn, chữ ký và đóng dấu của người bán là bắt buộc.

5. Lưu Ý Khi Lập Commercial Invoice

Để tránh các sai sót không đáng có khi lập Commercial Invoice, dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

• Chọn Mẫu Hóa Đơn Phù Hợp: Có nhiều mẫu Commercial Invoice khác nhau, doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu phù hợp hoặc tạo mẫu riêng miễn là đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết.
• Thông Tin Chi Tiết, Rõ Ràng: Đảm bảo các thông tin về hàng hóa, giá trị, điều kiện giao hàng và thanh toán đều rõ ràng, chính xác và nhất quán với các chứng từ liên quan khác như Packing List.
• Cập Nhật Quy Định Pháp Lý: Các quy định về chứng từ xuất nhập khẩu có thể thay đổi theo thời gian, vì vậy doanh nghiệp cần theo dõi và cập nhật kịp thời.

6. Lợi Ích Khi Sử Dụng Dịch Vụ Logistics Hỗ Trợ Commercial Invoice

Một số công ty logistics uy tín, như Davitrans, cung cấp dịch vụ hỗ trợ lập Commercial Invoice một cách chính xác và đầy đủ. Sử dụng dịch vụ này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và rủi ro trong quá trình xuất nhập khẩu.

6.1 Hỗ Trợ Lập Hóa Đơn Thương Mại Chính Xác

Davitrans giúp khách hàng tạo Commercial Invoice đúng chuẩn, đảm bảo thông tin hợp pháp và đáp ứng các yêu cầu hải quan.

6.2 Tiết Kiệm Thời Gian và Giảm Rủi Ro

Với dịch vụ từ Davitrans, doanh nghiệp có thể tránh được những sai sót do thiếu kinh nghiệm khi tự lập hóa đơn thương mại, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

6.3 Tăng Cường Hiệu Quả Giao Dịch Xuất Nhập Khẩu

Một Commercial Invoice chính xác giúp đảm bảo quy trình giao dịch xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi, thay vì lo lắng về các thủ tục pháp lý.

Commercial Invoice là một yếu tố không thể thiếu trong giao dịch xuất nhập khẩu, đóng vai trò quan trọng trong việc thanh toán, khai báo hải quan, và bảo vệ quyền lợi của các bên. Việc nắm rõ cách lập và sử dụng hóa đơn thương mại này là cần thiết để doanh nghiệp đạt được hiệu quả trong hoạt động quốc tế, tránh rủi ro và tăng cường hiệu quả kinh doanh.

Nếu bạn cần hỗ trợ lập Commercial Invoice hay các dịch vụ logistics khác, đừng ngần ngại liên hệ với Davitrans để được tư vấn tận tình và hỗ trợ toàn diện.

Marketing Team